こんにちは。出戻りランサーです。
今回は、自分がPMOをやるうえで意識していることについて書いてみます。
PMOの仕事を説明するとき、どうしても実務の話になりがちです。
もちろん、それは間違っていません。
実際にPMOがやる仕事を切っては切れません。
ただ、自分の中では、PMOは仕事だけでは語れないと思っています。
同じように進捗管理をしていても、
ちゃんと機能するPMOと、そうでないPMOがいる。
同じように会議を回していても、
前に進む会議にできる人と、そうでない人がいる。
その差は、単なる作業スキルだけでは説明しにくいからです。
自分としては、PMOをやるうえで意識していることは、
大きく分けると
- 場を整えること
- 物事を考えること
- 人間を理解すること
- 仕事にどう向き合うか
このあたりに集約される気がしています。
今回は、そのあたりを整理してみます。
PMOは“作業”だけでは機能しないと思っている
まず前提として、自分はPMOを
管理作業の仕事
としては見ていません。
もちろん、管理表を作ることも、議事録を書くことも、報告資料を整えることも必要です。
でも、それだけでプロジェクトが前に進むわけではないんですよね。
- 話しにくい空気のまま会議が進む
- 認識のズレが放置される
- 誰も本音を言わない
- 宿題が曖昧なまま残る
- 問題が見えているのに言いづらい
こういう状態だと、どれだけ作業をしても意味が薄くなります。
だから自分は、
PMOは作業より前に
人・場・思考を整える仕事
だと思っています。
でも、PMO経験が浅い人ほど作業だけを見がちなんですよね。
作業以外のことは結構軽んじられがちな気がします。
これは言語化されていないからかもしれません。
1. まず意識しているのは、場を整えること
自分がかなり意識しているのが、場を整えることです。
そのために大事だと思っているのが、
- ファシリテーション
- アイスブレイク
- 会話力
- 空気を読むこと
- 5分で壁打ちすること
です。
会議って、ただ始めれば自然に進むわけではありません。
話しづらい空気だと、必要な意見が出ないこともありますし、
逆に雑談っぽく流れすぎると論点がぼやけます。
なので、自分はまず
この場は今どういう空気なのか
を見ます。
緊張しているのか。
遠慮があるのか。
誰かが言いづらそうにしているのか。
話が発散しそうなのか。
このあたりを見ながら、必要なら少し柔らかくしたり、逆に締めたりします。
アイスブレイクも、ただ和ませるためではなく、
場を動きやすくするため
に使う感覚です。
それと、自分は短時間の壁打ちもかなり大事だと思っています。
5分でもいいから話すと、頭の中の整理が進むことがある。
会議の前後でも、この短いやり取りが意外と効くんですよね。
2. クリティカルシンキングと構造で考えること
次に意識しているのは、考える力です。
PMOは、目の前の話をそのまま受け取るだけだと弱いと思っています。
なので、自分はかなり
- クリティカルシンキング
- 分析フレームワーク
- 視野・視座
- 想像力
を意識しています。
たとえば、何か問題が起きた時に、
- それは本当に問題の本体なのか
- 表面に出ているだけで、別の原因があるのではないか
- そもそも前提がズレていないか
- 誰の立場で見ている話なのか
を考えます。
PMOって、見たままを並べる仕事ではなく、
構造を見て整理する仕事
だと思うんですよね。
分析フレームワークを使うのも、
賢そうに見せるためではなく、
思考の漏れを減らすためです。
視野と視座もかなり大事です。
目の前の担当者が見ている景色と、
PMが見ている景色は違う。
管理職が見ているものも違うし、顧客が見ているものも違う。
だから、自分の立場だけで判断しないように、
一段上、一歩横から見る意識
はかなり持っています。
3. 人間は怠けるし、忘れる前提で考える
これは自分の中でかなり大きいです。
自分は、PMOをやるうえで
人間は怠けるし、忘れるし、誤解するものだ
と思っています。
これは人を悪く見ているというより、
そういう前提でいた方が、現場が回りやすいからです。
たとえば、
- 宿題は放っておくと抜ける
- 口頭だけだと認識はズレる
- 重要なことでも忘れる
- 面倒なことは後回しにされる
- 人は自分に都合よく解釈しがち
こういうことって普通にあります。
だから、
- 曖昧なまま終わらせない
- 誰が何をやるかを残す
- 悪いことほど早く出す
- 確認を怠らない
という動きが必要になる。
ここは、たぶん心理学にも近い感覚です。
人間がどういうものかをある程度わかっていないと、
「なんでこれをやってくれないんだろう」
「なんで伝わっていないんだろう」
で止まりやすい。
自分はそこを、
人間ってそういうものだよね
という前提で見ています。
この感覚は、PMOではかなり役立つと思っています。
4. ギバーであること、他者思考であること
PMOは、
自分が前に出て目立つ仕事ではない
と思っています。
もちろん必要な場面では前に出ます。
でも基本は、自分の手柄を作るというより、
周りが動きやすくなるように整える仕事です。
だから自分は、
ギバー、つまり他者思考型であることをかなり大事にしています。
- 相手は何に困っているか
- 何を言いにくいか
- どうすれば動きやすくなるか
- どんな形なら伝わりやすいか
こういうことを考える方が、
PMOとしては機能しやすいと思っています。
もちろん、何でも相手に合わせるという意味ではありません。
ただ、
自分が言いたいことより、相手にどう届くか
を優先する感覚はかなり大事です。
5. 素直さは地味だけどかなり重要だと思っている
性格の話でいうと、自分は
素直さ
をかなり大事だと思っています。
PMOって、いろんな立場の人と関わるので、
自分の考えに固まりすぎていると結構しんどいです。
- まず聞く
- 一度受け止める
- 見えていない前提があるかもしれないと思う
- 自分の理解がズレている可能性を残す
こういう姿勢があると、かなりやりやすいです。
逆に、
「自分は正しい」
「相手の説明が悪い」
に寄りすぎると、話が詰まりやすい。
PMOは人の間をつなぐ仕事なので、
素直さってかなり土台になる気がしています。
6. 空気を読むことは、感覚ではなく技術だと思っている
「空気を読む」という言葉は、少し曖昧に聞こえるかもしれません。
でも自分は、これもかなり大事だと思っています。
ただし、雰囲気に合わせるという意味ではありません。
自分が見ているのは、
- 誰が話しづらそうか
- どこで違和感が出ているか
- 誰が納得していないか
- ここで深掘るべきか
- 今は止めた方がいいか
みたいなことです。
つまり、空気を読むというより、
場の状態を観察する
ということです。
これは生まれつきの能力ではなく、鍛えられるものだと思っています。
人の反応を見る。
会議の流れを見る。
言葉に出ない違和感を拾う。
こういうことを意識すると、少しずつ精度は上がる気がします。
7. 自責で考えること、悪いことはすぐに報告すること
仕事への向き合い方でいうと、
自分はかなり
- 自責思考
- 悪いことは速攻で報告
を意識しています。
もちろん、何でも自分のせいだと言いたいわけではありません。
でも、問題が起きた時に
- 自分にできたことはなかったか
- どこで拾えたか
- 何を見落としたか
を考えることが、次につながりやすいです。
それと、悪いことほど早く出す。
これはPMOに限らず、プロジェクトにおいてはかなり大事だと思っています。
悪い情報って、つい様子見したくなるんですよね。
でもたいてい、報告が遅れるほど問題は大きくなります。
なので、
- 問題は小さいうちに出す
- 隠さない
- ぼかさない
- 早く共有して、早く整える
をかなり意識しています。
8. タスクは“見えているもの”だけではなく、その先を想像する
PMOをやっていると、
目の前に出てきたタスクだけ見ていると対応が遅くなります。
なので自分は、
- この後に何が起きそうか
- 誰が詰まりそうか
- どんな確認が必要になるか
- この会議のあと何が宿題になりそうか
を、できるだけ先に想像するようにしています。
要するに、
タスクを受け取るのではなく、タスクを予測する
感覚です。
これができると、少し先回りした動きができます。
PMOは、後追いだけだと苦しくなりやすいので、
この想像力はかなり大事だと思っています。
9. 結局、PMOは人間理解と実務推進の仕事だと思う
いろいろ書いてきましたが、
自分の中ではかなりシンプルです。
PMOをやるうえで意識していることは、結局
- 人を理解すること
- 場を整えること
- 物事を考えること
- 前に進めること
に集約されます。
だから自分は、PMOを単なる管理の仕事とは思っていません。
むしろ、
人間理解と実務推進の仕事
だと思っています。
進捗表も、課題表も、会議運営も、そのための手段です。
最後に
自分がPMOをやるうえで意識していることを整理すると、かなり多いです。
- ファシリテーション
- アイスブレイク
- クリティカルシンキング
- 分析フレームワーク
- 会話力
- ギバー
- 素直さ
- 人間理解
- 空気を読む
- 視野・視座
- 想像力
- 自責
- 悪いことは速攻報告
- タスクを想像して計画する
- 壁打ち
- 心理学
こうして並べるとバラバラに見えますが、
自分の中では全部がつながっています。
PMOは、管理表を更新するだけの仕事ではありません。
人と人の間をつなぎ、場を整え、実際に物事を前へ進める仕事です。
だからこそ、こういうことを意識しながらやっています。
これらのことを最初から意識したわけではありませんし、
最初から関連付けできていたわけではありません。
こういった気付きや、普段無意識に意識していることなどを共有していくので
よければまた見てくださいね。
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